Une facture arrive au service finances. Le fournisseur indique que la commande est terminée ; le service utilisateur attend encore une partie du matériel ; le logiciel affiche un engagement, mais aucun mandat. Pour savoir quoi faire, il faut pouvoir reconstituer la chaîne de la dépense. L’exécution budgétaire en M57 repose sur des étapes distinctes : engager, liquider, mandater, puis payer. Chacune répond à une question différente et laisse une trace utile au suivi des crédits.
Ce guide s’adresse aux gestionnaires financiers, secrétaires généraux de mairie et agents qui interviennent dans le traitement des dépenses d’une collectivité. Il présente le circuit habituel ; certaines dépenses suivent des modalités particulières prévues par les textes.
Le budget autorise des dépenses. Il ne vaut ni commande auprès d’un fournisseur ni attestation qu’une prestation a été réalisée. Le décret relatif à la gestion budgétaire et comptable publique distingue les opérations de dépense ; la M57 en organise notamment la traduction budgétaire et comptable dans les collectivités concernées.
| Étape | Question à résoudre | Responsabilité principale |
|---|---|---|
| Engagement | Quelle obligation la collectivité prend-elle et sur quelle autorisation budgétaire ? | Ordonnateur et services habilités |
| Liquidation | La dette est-elle réelle et quel montant est effectivement dû ? | Ordonnateur, avec les informations des services |
| Mandatement | Quel ordre de paiement transmettre au comptable public ? | Ordonnateur |
| Paiement | Les contrôles permettent-ils de régler le bon créancier ? | Comptable public |
Ces repères sont précisés dans les articles 29 à 33 du décret GBCP. Ils permettent de lire un dossier sans confondre les actes du service finances et ceux du comptable public.
L’engagement juridique peut résulter d’un marché, d’un bon de commande, d’une convention ou d’un autre acte créant une obligation pour la collectivité. L’engagement comptable traduit la réservation des crédits nécessaires dans le suivi budgétaire. Les deux notions doivent être rapprochées : une réservation dans le logiciel ne remplace pas l’acte juridique, et une commande transmise sans suivi comptable rend les crédits disponibles trompeurs.
Avant la commande, le gestionnaire doit pouvoir identifier le budget concerné, la nature de la dépense, l’imputation envisagée et l’autorité habilitée à engager la collectivité. La disponibilité des crédits s’apprécie au niveau de l’autorisation votée, selon les règles applicables au budget. En gestion pluriannuelle, il faut distinguer l’autorisation d’engager et les crédits de paiement nécessaires à l’exercice. Le tome II de l’instruction M57 précise ces mécanismes.
Un réflexe utile consiste à faire apparaître la référence de l’engagement dans les échanges entre le service demandeur, les finances et le fournisseur. Une facture portant une référence identifiable est plus facile à rapprocher de la commande. En cas d’hésitation sur le classement de la dépense, notre guide sur l’imputation M57 entre fonctionnement et investissement propose une méthode d’analyse.
La liquidation associe la vérification de la réalité de la dette et le calcul du montant à payer. Elle comprend la certification du service fait et la détermination des droits du créancier. Une facture ne démontre donc pas, à elle seule, que tout ce qui est facturé a été livré ou correctement réalisé.
Dans le circuit de travail, le service qui reçoit le matériel ou suit la prestation apporte les éléments factuels : quantités reçues, conformité, date, réserves éventuelles. Le service finances rapproche ces informations des conditions de la commande et du montant demandé. Des écarts de prix, une livraison partielle, un avoir ou une révision contractuelle peuvent nécessiter une analyse avant de déterminer la somme due.
La qualité de cette étape dépend beaucoup de la précision du retour opérationnel. « Facture à payer » apporte moins d’information que « huit équipements reçus et conformes ; deux restent à livrer ». Le guide consacré au service fait et aux pièces justificatives avant mandatement détaille les contrôles à organiser et la façon de documenter les anomalies.
Dans le circuit local habituel, le mandatement matérialise l’ordre donné au comptable de payer la dépense liquidée. Il s’accompagne des informations et pièces nécessaires. L’article 32 du décret GBCP définit l’ordonnancement et prévoit aussi des modalités dérogatoires pour certaines dépenses.
Le comptable exerce ses contrôles avant la prise en charge et le paiement. Ceux-ci portent notamment sur la qualité de l’ordonnateur, l’imputation, les crédits disponibles et la validité de la dette. La certification du service fait, le montant liquidé et les pièces justificatives participent à ce contrôle. La présentation officielle du rôle de l’ordonnateur et du comptable permet de situer leurs interventions respectives.
Pour le suivi interne, une dépense mandatée doit donc rester distincte d’une dépense effectivement payée. Si un dossier revient avec une anomalie, il est utile d’enregistrer son motif, la personne chargée de la correction et la date de retour attendue. Cette information évite qu’une facture disparaisse dans une succession de courriels.
Exemple fictif, volontairement simplifié. Une commune commande dix ordinateurs pour 8 000 € TTC. Pour l’enveloppe suivie, elle dispose de 20 000 € de crédits, sans autre dépense dans cet exemple. Le contrat permet le règlement des livraisons partielles. Huit ordinateurs sont livrés, vérifiés et facturés pour 6 400 € ; les deux autres le seront ultérieurement.
| Moment du suivi | Mandaté | Engagé restant à mandater | Disponible pour de nouveaux engagements |
|---|---|---|---|
| Après la commande | 0 € | 8 000 € | 12 000 € |
| Après le premier mandatement | 6 400 € | 1 600 € | 12 000 € |
| Après la livraison et le mandatement du solde | 8 000 € | 0 € | 12 000 € |
Le premier mandatement ne libère pas 6 400 € pour de nouvelles commandes : cette somme correspond à une dépense réalisée. Le reliquat de 1 600 € reste à suivre tant que l’obligation correspondante subsiste. Selon le logiciel, les colonnes portent des intitulés différents ; il faut vérifier si le montant « engagé » est initial, cumulé ou restant à mandater pour éviter un double comptage.
Si les deux derniers ordinateurs sont finalement annulés, la décision doit être formalisée selon le contrat puis répercutée dans le suivi de l’engagement. Une simple absence de facture ne suffit pas à démontrer que l’obligation a disparu.
Un point périodique peut tenir en quelques questions : quelles commandes attendent une livraison ? Quels services doivent confirmer une réalisation ? Quels montants restent à justifier ? Quels dossiers transmis au comptable appellent une correction ? Cette lecture donne davantage de prise sur le travail que le seul total des mandats émis.
Pour commencer, choisissez une famille de dépenses et suivez quelques dossiers de bout en bout. Repérez les ruptures d’information, puis clarifiez qui renseigne chaque étape. L’objectif est que le service demandeur, les finances et l’ordonnateur disposent d’une même explication du dossier.
Le parcours FA1 consacré à l’exécution du budget M57 permet de travailler ces repères dans une progression de formation adaptée au niveau d’accompagnement recherché. Pour consolider la lecture des lignes budgétaires, consultez également notre méthode de lecture de la nomenclature M57.
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