Politique de confidentialité et de protection des données personnelles – RGPD
Version mise à jour le 24 août 2026
CONVERGENCIA Conseil et Formation accorde une attention particulière à la protection des données à caractère personnel des personnes utilisant son site internet, ses services, ses espaces de formation et ses outils numériques.
La présente Politique de confidentialité décrit les données susceptibles d’être traitées, les finalités poursuivies, les bases juridiques utilisées, les personnes susceptibles d’y accéder, leurs durées de conservation ainsi que les droits des personnes concernées.
Elle s’applique notamment :
- aux visiteurs du site internet de CONVERGENCIA ;
- aux prospects et personnes sollicitant une information ou un devis ;
- aux clients et représentants des organisations clientes ;
- aux stagiaires, participants et apprenants ;
- aux utilisateurs disposant d’un compte personnel ;
- aux utilisateurs des espaces e-learning ;
- aux utilisateurs des forums, groupes, messageries et espaces communautaires ;
- aux personnes effectuant une commande en ligne ;
- aux abonnés aux communications et newsletters ;
- aux formateurs, intervenants et partenaires lorsque leurs données sont traitées dans le cadre des activités de CONVERGENCIA.
1. Responsable du traitement
Le responsable des traitements décrits dans la présente politique est :
CONVERGENCIA Conseil et Formation
EURL à capital variable – capital : 12 000 €
SIREN : 827 749 367 – RCS Romans
1505 Chemin des Fonds de Brian
26400 Grane – France
Site internet : https://convergencia-conseil.com/
Les informations juridiques complètes relatives à l’entreprise sont disponibles dans les Mentions légales du Site.
2. Contact relatif à la protection des données
Toute personne peut contacter CONVERGENCIA pour une question concernant la protection de ses données personnelles ou pour exercer l’un des droits prévus par la réglementation.
CONVERGENCIA Conseil et Formation – Protection des données personnelles
1505 Chemin des Fonds de Brian
26400 Grane – France
Une demande peut également être adressée par voie électronique au moyen de la page Contact du Site.
Ces coordonnées constituent le point de contact de CONVERGENCIA pour toute question relative aux données personnelles.
3. Principes appliqués par CONVERGENCIA
CONVERGENCIA traite les données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données – RGPD – et à la législation française applicable.
CONVERGENCIA veille notamment à :
- collecter des données pour des finalités déterminées, explicites et légitimes ;
- limiter leur collecte aux informations nécessaires ;
- informer les personnes concernées ;
- utiliser une base juridique adaptée à chaque traitement ;
- limiter l’accès aux personnes ayant besoin des informations dans le cadre de leurs missions ;
- maintenir les informations aussi exactes que possible ;
- définir des durées de conservation adaptées ;
- protéger les données contre les accès non autorisés, pertes, altérations ou divulgations ;
- faciliter l’exercice des droits des personnes concernées.
4. Données susceptibles d’être collectées
Les données traitées dépendent de la relation entretenue avec CONVERGENCIA et des services utilisés.
4.1 Données d’identification et coordonnées
Peuvent notamment être traités :
- nom ;
- prénom ;
- civilité lorsqu’elle est utile ;
- adresse électronique ;
- numéro de téléphone ;
- adresse postale ;
- identifiant utilisateur ;
- photographie ou avatar lorsque l’utilisateur choisit d’en utiliser un.
4.2 Informations professionnelles
Selon les prestations concernées :
- organisme ou employeur ;
- collectivité ou administration ;
- fonction ;
- service ;
- statut professionnel ;
- coordonnées professionnelles ;
- informations nécessaires à l’organisation, au financement ou à la facturation d’une prestation.
4.3 Demandes d’information et relation commerciale
CONVERGENCIA peut traiter :
- les demandes adressées par formulaire, email ou téléphone ;
- l’objet d’une demande ;
- l’historique des échanges ;
- les demandes de devis ;
- les propositions commerciales ;
- les commandes ;
- les contrats et conventions ;
- les informations nécessaires au suivi de la relation client.
5. Comptes utilisateurs et authentification
Certaines fonctionnalités du Site nécessitent la création ou l’utilisation d’un compte personnel.
Peuvent notamment être traités :
- identité ;
- adresse électronique ;
- numéro de téléphone lorsqu’il est demandé ;
- identifiant ;
- informations de profil ;
- date de création du compte ;
- historique des connexions ;
- informations nécessaires à l’authentification et à la sécurité du compte.
Les mots de passe sont traités au moyen des mécanismes de sécurisation du système d’authentification et ne sont pas conservés en clair.
5.1 Connexion avec Google ou Facebook
CONVERGENCIA permet également, pour certains services, de se connecter au moyen d’un compte Google ou Facebook / Meta.
Ce mode de connexion est facultatif.
Lorsque l’utilisateur choisit cette fonctionnalité, CONVERGENCIA peut recevoir du fournisseur d’identité les informations nécessaires à la création ou à l’identification du compte, notamment, selon le service et les autorisations accordées :
- un identifiant technique ;
- le nom et le prénom ou le nom affiché ;
- l’adresse électronique ;
- éventuellement une image de profil.
L’utilisation de cette fonctionnalité entraîne également un traitement de données par Google ou Meta conformément à leurs propres politiques de confidentialité.
Lorsque l’authentification classique est proposée, l’utilisateur reste libre de l’utiliser sans recourir à une connexion sociale.
6. Formations, stagiaires et apprenants
Dans le cadre de ses activités d’organisme de formation, CONVERGENCIA peut notamment traiter :
- les inscriptions ;
- les informations relatives à la session suivie ;
- les prérequis ;
- les positionnements ;
- les évaluations ;
- les résultats pédagogiques ;
- les réponses à des questionnaires ;
- les travaux ou productions pédagogiques ;
- la présence et l’assiduité ;
- les échanges avec les formateurs ;
- les attestations ;
- les certificats ;
- les résultats d’évaluation ou de certification ;
- les informations nécessaires au financement ;
- les informations nécessaires à la gestion administrative de la formation.
Ces données sont utilisées pour organiser la formation, accompagner l’apprenant, évaluer les acquis, justifier la réalisation de la prestation et satisfaire aux obligations administratives, contractuelles ou réglementaires applicables.
La gestion administrative, documentaire, commerciale et, selon les dispositifs concernés, certains éléments du suivi des formations peuvent notamment être réalisés au moyen de la solution Digiforma.
7. Gestion des formations avec Digiforma
CONVERGENCIA utilise Digiforma dans le cadre de la gestion de ses activités de formation professionnelle.
Selon les fonctionnalités utilisées et le dispositif concerné, Digiforma peut notamment permettre la gestion :
- des stagiaires et apprenants ;
- des entreprises, collectivités ou organismes clients ;
- des contacts et interlocuteurs ;
- des formateurs et intervenants ;
- des inscriptions ;
- des sessions de formation ;
- des programmes ;
- des devis et propositions ;
- des conventions ou contrats de formation ;
- des convocations ;
- des documents administratifs ;
- des feuilles d’émargement et données d’assiduité ;
- des évaluations et questionnaires ;
- des attestations ;
- des documents de suivi et de clôture ;
- des informations nécessaires à la facturation ;
- des informations nécessaires à la démarche qualité de l’organisme de formation.
Les données transmises à Digiforma sont limitées aux informations nécessaires à l’organisation, à l’administration, au suivi et à la justification des prestations concernées.
Lorsque Digiforma traite des données pour le compte de CONVERGENCIA, ce traitement est encadré conformément aux obligations applicables aux relations entre responsable de traitement et sous-traitant.
8. Plateforme e-learning et suivi pédagogique
CONVERGENCIA utilise notamment une plateforme de formation en ligne reposant sur Tutor LMS et ses fonctionnalités associées.
Lors de l’utilisation de l’espace e-learning, peuvent être enregistrés :
- dates et heures de connexion ;
- progression dans le parcours ;
- ressources ou modules consultés ;
- activités réalisées ;
- durée ou temps de formation lorsque cette information est nécessaire au suivi ;
- réponses aux exercices ;
- résultats aux quiz et évaluations ;
- devoirs et productions ;
- achèvement des séquences ou modules ;
- données relatives à la présence ou à l’assiduité ;
- certificats ou attestations délivrés.
Ces informations ont notamment pour finalité :
- de fournir la formation ;
- de permettre à l’apprenant de suivre sa progression ;
- de permettre aux formateurs d’assurer le suivi pédagogique ;
- d’adapter l’accompagnement lorsque cela est pertinent ;
- d’évaluer les acquis ;
- de justifier la réalisation de la formation lorsque cette justification est nécessaire ;
- de délivrer les attestations ou certificats correspondants.
9. Forums, groupes, messageries et espaces communautaires
Certaines formations proposent des espaces communautaires permettant aux apprenants, formateurs et intervenants d’échanger.
Ces espaces peuvent notamment comprendre :
- forums ;
- groupes de formation ;
- fils de discussion ;
- commentaires ;
- publications ;
- réactions ;
- messagerie directe ou privée ;
- échanges entre participants ;
- téléversement de documents ou pièces jointes ;
- mécanismes de signalement.
CONVERGENCIA peut ainsi traiter :
- l’identité ou le pseudonyme de l’auteur ;
- la date et l’heure d’une publication ou d’un message ;
- le contenu publié ou transmis ;
- les destinataires d’un message ;
- les groupes auxquels appartient un utilisateur ;
- les documents volontairement transmis ;
- les interactions entre utilisateurs ;
- les signalements ;
- les informations nécessaires à la modération et à la gestion d’un éventuel incident.
Les utilisateurs sont invités à ne pas communiquer dans ces espaces des données relatives à des tiers, des informations confidentielles ou des données sensibles lorsqu’elles ne sont pas nécessaires aux échanges pédagogiques.
Les conditions de publication, de modération, de suppression des contenus et de suspension ou d’exclusion d’un utilisateur sont définies dans les Conditions générales d’utilisation du Site.
10. Tuteur pédagogique utilisant l’intelligence artificielle – LumIA
Certaines formations peuvent donner accès à un assistant pédagogique utilisant une technologie d’intelligence artificielle, notamment LumIA, connecté à l’API OpenAI.
Lorsque l’apprenant utilise cette fonctionnalité, peuvent notamment être traités :
- les questions et instructions adressées au tuteur ;
- les réponses générées ;
- le contexte pédagogique nécessaire à la production de la réponse ;
- certaines informations techniques nécessaires au fonctionnement du service ;
- lorsque le fonctionnement pédagogique le prévoit, l’historique des échanges.
Les informations transmises au tuteur ont pour finalité de fournir une aide pédagogique, d’expliquer certains contenus ou d’accompagner l’utilisateur dans son parcours.
L’utilisateur est invité à ne pas transmettre inutilement au tuteur :
- des données relatives à sa santé ;
- des données sensibles ;
- des mots de passe ;
- des informations confidentielles ;
- des informations personnelles concernant un tiers ;
- des données professionnelles qu’il n’est pas autorisé à communiquer.
Les informations nécessaires à la production d’une réponse peuvent être transmises à OpenAI, fournisseur de la technologie d’intelligence artificielle utilisée.
CONVERGENCIA veille à limiter les données transmises à ce qui est utile au fonctionnement du service.
LumIA constitue un outil d’assistance pédagogique. Ses réponses peuvent comporter des approximations ou erreurs et ne remplacent ni l’intervention du formateur ni une expertise professionnelle individualisée lorsque celle-ci est nécessaire.
CONVERGENCIA n’utilise pas LumIA afin de prendre, sur le seul fondement d’un traitement automatisé, une décision produisant des effets juridiques ou affectant significativement un apprenant.
11. Vidéos pédagogiques – Gumlet
CONVERGENCIA utilise notamment Gumlet pour l’hébergement, le traitement, la sécurisation et la diffusion de contenus vidéo.
Lorsqu’une vidéo est consultée, Gumlet peut recevoir les informations techniques nécessaires à la fourniture du contenu, telles que :
- adresse IP ;
- navigateur ;
- type de terminal ;
- informations techniques de connexion ;
- informations relatives à la lecture de la vidéo.
Lorsque les fonctions statistiques correspondantes sont utilisées, des données relatives à la consultation des vidéos peuvent également être traitées afin de mesurer leur utilisation et d’améliorer les contenus et parcours pédagogiques.
12. Commandes, facturation et paiement
Lorsqu’une commande est réalisée, CONVERGENCIA peut notamment traiter :
- identité ;
- coordonnées ;
- adresse de facturation ;
- organisme, entreprise ou collectivité ;
- produit, formation ou prestation commandée ;
- montant ;
- date de commande ;
- état de la commande ;
- état du paiement ;
- références de transaction ;
- données nécessaires à la facturation et à la comptabilité.
12.1 Paiements Stripe
Les paiements en ligne sont réalisés au moyen des services de Stripe.
Les informations nécessaires au paiement peuvent être directement traitées par Stripe.
CONVERGENCIA n’a pas vocation à conserver les numéros complets de cartes bancaires ou les cryptogrammes utilisés pour effectuer un paiement.
Stripe peut notamment traiter les données nécessaires :
- à l’autorisation et l’exécution du paiement ;
- à la sécurisation de la transaction ;
- à la lutte contre la fraude ;
- au remboursement éventuel ;
- au respect de ses propres obligations légales et réglementaires.
13. Newsletter et communications
Une personne peut choisir de recevoir les informations, actualités, événements ou offres de CONVERGENCIA.
Peuvent notamment être traités :
- nom et prénom lorsqu’ils ont été renseignés ;
- adresse électronique ;
- date d’inscription ;
- préférences ;
- historique d’envoi ;
- statut de délivrabilité ;
- désinscription ;
- lorsque les fonctionnalités correspondantes sont utilisées, ouverture des communications et clics sur les liens.
Ces informations permettent notamment :
- d’envoyer les communications demandées ;
- de gérer les abonnements ;
- de détecter les erreurs de délivrance ;
- de gérer les désinscriptions ;
- de mesurer l’utilisation des campagnes ;
- d’améliorer la pertinence des communications.
Lorsqu’une communication repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment.
Chaque communication commerciale adressée par email comporte un moyen permettant de se désabonner.
CONVERGENCIA ne vend ni ne loue les données personnelles de ses abonnés.
Elles peuvent néanmoins être traitées par les prestataires techniques strictement nécessaires à l’hébergement, à l’envoi ou à la sécurisation des communications.
14. Données particulières ou sensibles
CONVERGENCIA ne sollicite pas la communication de données sensibles lorsqu’elles ne sont pas nécessaires à la prestation.
Dans certaines situations, un participant peut toutefois être amené à communiquer volontairement des informations relatives notamment à une situation de handicap ou à sa santé afin de solliciter une adaptation de la formation ou de ses modalités.
Seules les informations strictement nécessaires à l’étude et à la mise en œuvre de l’aménagement doivent être communiquées.
Lorsque de telles données sont traitées, CONVERGENCIA s’assure qu’une condition prévue par l’article 9 du RGPD autorise le traitement, notamment, selon les circonstances, le consentement explicite de la personne concernée ou une autre condition prévue par la réglementation.
L’accès à ces informations est limité aux personnes qui en ont besoin.
Les utilisateurs des forums, messageries et outils d’intelligence artificielle sont invités à ne pas publier ou transmettre spontanément de données sensibles lorsqu’elles ne sont pas nécessaires.
15. Formulaires
Le Site peut comporter différents formulaires permettant notamment :
- de contacter CONVERGENCIA ;
- de solliciter un devis ;
- de demander des informations ;
- de s’inscrire ;
- de créer un compte ;
- de passer une commande ;
- de s’abonner à une communication.
Les informations obligatoires sont signalées comme telles lorsque l’interface le permet.
Les données demandées dans un formulaire sont limitées, dans la mesure du possible, aux informations nécessaires à la finalité concernée.
Lorsque le consentement n’est pas la base juridique du traitement, l’utilisateur n’a pas à consentir au traitement nécessaire à l’exécution de sa demande.
Il est néanmoins informé des modalités de traitement de ses données et peut accéder à la présente Politique de confidentialité.
Une demande facultative, notamment l’inscription à une newsletter, fait l’objet d’un choix distinct lorsque le consentement est requis.
16. Données techniques, sécurité et journaux d’activité
Afin d’assurer le fonctionnement, la sécurité et la traçabilité de ses services, CONVERGENCIA peut enregistrer certaines informations techniques.
Peuvent notamment être concernés :
- adresse IP ;
- date et heure de connexion ;
- identifiant du compte ;
- type de navigateur ;
- système ou terminal utilisé ;
- opérations réalisées sur le compte ;
- échecs de connexion ;
- modifications importantes ;
- événements techniques ou de sécurité.
Des outils de journalisation, notamment WP Activity Log, peuvent être utilisés afin :
- de prévenir les accès frauduleux ;
- de détecter un incident ;
- de rechercher l’origine d’un dysfonctionnement ;
- de protéger les comptes et les données ;
- d’assurer la traçabilité de certaines opérations ;
- d’établir les éléments nécessaires en cas d’incident ou de litige.
Les journaux ne sont pas destinés à exercer une surveillance générale des utilisateurs.
17. Finalités et bases juridiques des traitements
Les principales catégories de traitements sont les suivantes :
| Traitement | Finalité principale | Base juridique principale |
|---|---|---|
| Navigation et fonctionnement du Site | Fourniture et fonctionnement technique | Intérêt légitime / fourniture du service demandé |
| Sécurité informatique | Prévention des abus, fraudes et incidents | Intérêt légitime |
| Formulaire de contact | Répondre à la demande | Mesures précontractuelles ou intérêt légitime |
| Demande de devis | Établir et suivre une proposition | Mesures précontractuelles |
| Gestion des clients | Fournir et suivre les prestations | Exécution du contrat |
| Création et gestion des comptes | Fournir l’espace personnel | Exécution du contrat ou du service demandé |
| Authentification Google/Facebook | Permettre le mode de connexion choisi | Fourniture du service demandé |
| Commandes | Enregistrement et exécution | Exécution du contrat |
| Paiement | Encaissement | Exécution du contrat |
| Facturation et comptabilité | Respect des obligations applicables | Obligation légale |
| Inscriptions en formation | Organisation de la prestation | Exécution du contrat ou mesures précontractuelles |
| Gestion via Digiforma | Administration et suivi des formations | Contrat et obligations applicables |
| Suivi pédagogique et Tutor LMS | Progression, accompagnement, évaluation | Exécution du contrat |
| Assiduité | Suivi et justification de la formation | Contrat et obligations applicables |
| Certification | Évaluation et délivrance des justificatifs | Contrat et obligations applicables |
| Forums et groupes | Échanges pédagogiques | Exécution du service et intérêt légitime |
| Messagerie pédagogique | Communication entre utilisateurs | Exécution du service |
| Modération | Protection des utilisateurs et du service | Intérêt légitime et obligations légales éventuelles |
| LumIA | Assistance pédagogique à la demande | Exécution du service |
| Vidéo Gumlet | Fourniture des contenus vidéo | Exécution du service |
| Support | Assistance aux utilisateurs | Contrat ou intérêt légitime |
| Satisfaction et qualité | Mesurer et améliorer les prestations | Intérêt légitime ou consentement selon le dispositif |
| Newsletter | Envoi des communications choisies | Consentement |
| Prospection professionnelle | Présentation d’offres professionnelles pertinentes | Intérêt légitime lorsque la réglementation le permet |
| Cookies et statistiques soumis à accord | Mesure d’audience ou fonctionnalités facultatives | Consentement |
La base juridique effectivement applicable dépend du contexte précis dans lequel les données sont collectées et utilisées.
18. Origine des données
Les données sont principalement collectées directement auprès de la personne concernée :
- formulaire ;
- création d’un compte ;
- inscription ;
- commande ;
- participation à une formation ;
- utilisation de la plateforme ;
- échanges avec CONVERGENCIA ;
- utilisation d’un forum ou d’une messagerie ;
- utilisation de LumIA ;
- abonnement à une communication.
Certaines informations peuvent également être transmises à CONVERGENCIA par une organisation intervenant dans l’inscription, la commande ou le financement d’une prestation, notamment :
- employeur ;
- collectivité ou administration ;
- service de ressources humaines ;
- organisme financeur ;
- prescripteur ;
- organisme partenaire.
CONVERGENCIA utilise les informations ainsi reçues uniquement pour les finalités justifiant leur transmission.
19. Caractère obligatoire ou facultatif des informations
Lorsqu’une information est indispensable à la fourniture d’un service, elle est signalée comme obligatoire lorsque l’interface le permet.
L’absence d’une donnée nécessaire peut notamment empêcher :
- de répondre à une demande ;
- d’établir un devis ;
- de créer un compte ;
- d’effectuer une commande ;
- d’inscrire une personne à une formation ;
- de produire un document administratif ;
- d’accéder à une fonctionnalité nécessitant cette information.
Les informations qui ne sont pas nécessaires doivent, dans la mesure du possible, rester facultatives.
20. Destinataires des données
Les données ne sont accessibles qu’aux personnes ayant besoin de les traiter dans le cadre de leurs missions.
Il peut notamment s’agir :
- du dirigeant de CONVERGENCIA ;
- des personnes chargées de la gestion administrative ;
- des personnes chargées de la relation commerciale ;
- des formateurs et intervenants concernés ;
- des personnes chargées du suivi pédagogique ;
- des membres de jury ou évaluateurs lorsqu’ils sont nécessaires ;
- des personnes chargées de la facturation et de la comptabilité ;
- des personnes chargées de l’administration technique et du support ;
- des organismes financeurs dans la limite des informations qu’ils sont autorisés à recevoir ;
- des employeurs ou organisations clientes dans la limite des informations qu’ils sont autorisés à recevoir ;
- des administrations ou autorités légalement habilitées.
Les résultats pédagogiques détaillés, contributions communautaires ou messages privés d’un apprenant ne sont pas communiqués librement à son employeur, à son organisme financeur ou à d’autres tiers.
Une transmission ne peut intervenir que lorsqu’elle est nécessaire, justifiée, autorisée ou imposée par le dispositif applicable.
21. Prestataires et outils techniques
CONVERGENCIA utilise différents outils nécessaires à l’exploitation de son Site et à la fourniture de ses services.
21.1 OVHcloud
OVHcloud est notamment utilisé pour :
- l’hébergement du Site ;
- l’hébergement des bases de données et contenus ;
- l’infrastructure serveur ;
- l’envoi de courriers électroniques au moyen du service SMTP utilisé par CONVERGENCIA.
21.2 Digiforma
Digiforma est utilisé pour certaines opérations relatives à la gestion de l’organisme de formation, notamment :
- gestion des sessions ;
- gestion administrative des apprenants ;
- documents de formation ;
- suivi ;
- évaluations ;
- assiduité ;
- qualité ;
- facturation et relation avec les organisations clientes lorsque ces fonctionnalités sont utilisées.
21.3 Tutor LMS
Tutor LMS est utilisé pour l’organisation des parcours e-learning et le suivi pédagogique des apprenants.
21.4 PeepSo
PeepSo est utilisé pour certaines fonctionnalités communautaires telles que :
- profils utilisateurs ;
- groupes ;
- publications ;
- commentaires ;
- messagerie ;
- partage de fichiers.
21.5 Stripe
Stripe assure les fonctions de paiement en ligne.
21.6 Gumlet
Gumlet assure l’hébergement, le traitement et la diffusion de certaines vidéos.
21.7 OpenAI
OpenAI fournit l’infrastructure d’intelligence artificielle utilisée par LumIA.
Les informations nécessaires à la génération d’une réponse peuvent être transmises à l’API du prestataire.
21.8 Google
Google peut intervenir notamment dans le cadre :
- de la connexion à l’aide d’un compte Google ;
- de certains dispositifs de sécurité ou anti-spam ;
- de certains outils techniques ou de mesure d’audience activés sur le Site.
21.9 Meta / Facebook
Meta intervient notamment lorsque l’utilisateur choisit de se connecter à l’aide de son compte Facebook.
21.10 Newsletter
Une solution de gestion de newsletters intégrée à WordPress est utilisée afin de gérer les abonnements, les envois, les désinscriptions et, selon les fonctions activées, certaines statistiques relatives aux campagnes.
21.11 Gestion du consentement
CONVERGENCIA utilise une solution de gestion du consentement afin de permettre à l’utilisateur d’accepter, de refuser ou de paramétrer les cookies et traceurs soumis à son consentement.
La liste des outils évolue avec les besoins de CONVERGENCIA. Toute évolution impliquant un traitement significativement différent peut entraîner une mise à jour de la présente Politique.
22. Logiciels hébergés dans l’environnement CONVERGENCIA
La plateforme utilise notamment différents composants WordPress permettant :
- la gestion du Site ;
- les comptes utilisateurs ;
- la boutique et les commandes ;
- le LMS ;
- les forums et fonctions communautaires ;
- les formulaires ;
- la newsletter ;
- la sécurité ;
- la journalisation ;
- la gestion de documents.
La seule installation d’un logiciel ou d’une extension sur le serveur de CONVERGENCIA ne signifie pas nécessairement que les données des utilisateurs sont communiquées à son éditeur.
Les transmissions externes dépendent du fonctionnement réel et de la configuration de chaque service.
23. Transferts de données en dehors de l’Espace économique européen
CONVERGENCIA privilégie, lorsque cela est possible et adapté, des solutions permettant un traitement des données dans l’Union européenne ou l’Espace économique européen.
Certains prestataires internationaux utilisés pour le paiement, l’intelligence artificielle, l’authentification ou certains services numériques peuvent toutefois entraîner des traitements ou transferts en dehors de l’Espace économique européen.
Lorsque de tels transferts interviennent, CONVERGENCIA veille à ce qu’ils reposent sur un mécanisme prévu par le RGPD, notamment :
- une décision d’adéquation ;
- un cadre de protection reconnu lorsqu’il est applicable ;
- des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;
- ou toute autre garantie prévue par la réglementation.
Les prestataires internationaux susceptibles d’être concernés comprennent notamment Stripe, OpenAI, Google et Meta.
24. Durées de conservation
CONVERGENCIA ne conserve pas les données personnelles indéfiniment.
Les durées sont déterminées en fonction de la finalité du traitement, de la relation contractuelle, des obligations réglementaires et des délais nécessaires à l’exercice ou à la défense de droits.
| Données / traitement | Durée ou principe de conservation |
|---|---|
| Demandes d’information sans contrat | Jusqu’à 3 ans après le dernier contact utile |
| Données de prospects | Jusqu’à 3 ans après la collecte ou le dernier contact émanant du prospect |
| Newsletter | Jusqu’au désabonnement ou conformément aux règles applicables aux contacts inactifs |
| Opposition à la prospection | Conservation des informations nécessaires au respect de l’opposition |
| Données clients | Pendant la relation puis archivage pendant les délais légaux ou de prescription applicables |
| Factures et documents comptables | 10 ans |
| Données d’inscription en formation | Pendant la formation puis selon les obligations administratives et réglementaires applicables |
| Documents Digiforma | Pendant les durées nécessaires à la gestion et à la justification de la formation puis selon les obligations applicables |
| Progression pédagogique | Pendant la durée nécessaire au parcours, à son suivi et à sa justification |
| Assiduité | Pendant le délai nécessaire à la justification de la prestation et au respect des obligations applicables |
| Évaluations et certifications | Selon les durées nécessaires au dispositif concerné |
| Comptes utilisateurs | Pendant leur utilisation puis suppression ou anonymisation après une période d’inactivité compatible avec les obligations applicables |
| Contributions communautaires | Pendant la durée de fonctionnement de l’espace et, si nécessaire, pendant une durée limitée après sa fermeture |
| Messages | Pendant la durée nécessaire à leur utilisation et au fonctionnement du service |
| Incidents de modération | Pendant le traitement de l’incident puis, si nécessaire, pendant la durée permettant la défense des droits |
| Échanges avec LumIA | Pendant la durée nécessaire au service et au suivi pédagogique lorsqu’ils sont conservés par CONVERGENCIA |
| Journaux d’activité et de sécurité | Pendant une durée limitée aux besoins de sécurité et de traçabilité |
| Statistiques de newsletter | Pendant une durée adaptée à l’analyse des campagnes puis, lorsque possible, sous forme agrégée ou anonymisée |
| Choix relatifs aux cookies | Pendant la période configurée dans l’outil de gestion du consentement |
| Demandes relatives aux droits RGPD | Pendant la durée nécessaire au traitement de la demande et à la preuve de la réponse |
Lorsque les données ne sont plus nécessaires à leur utilisation courante mais doivent être conservées afin de satisfaire à une obligation légale ou de défendre un droit, elles peuvent faire l’objet d’un archivage intermédiaire avec accès restreint.
À l’expiration de la période applicable, elles sont supprimées ou anonymisées.
25. Sauvegardes
Des sauvegardes techniques du Site, de sa base de données et de certains contenus sont réalisées afin de permettre la restauration du service en cas d’incident.
CONVERGENCIA utilise notamment UpdraftPlus pour réaliser certaines sauvegardes.
Ces sauvegardes sont actuellement conservées dans l’environnement d’hébergement utilisé par CONVERGENCIA et ne sont pas envoyées par UpdraftPlus vers Google Drive, Dropbox, Amazon S3 ou un autre espace cloud externe.
Une donnée supprimée du système actif peut subsister temporairement dans une sauvegarde jusqu’à l’expiration du cycle de conservation correspondant.
Les sauvegardes sont utilisées uniquement à des fins de continuité, de sécurité ou de restauration.
26. Sécurité des données
CONVERGENCIA met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques liés aux traitements réalisés.
Elles comprennent notamment, selon les services concernés :
- contrôle des habilitations ;
- comptes individualisés ;
- authentification ;
- protection des mots de passe ;
- sécurisation des communications ;
- restrictions d’accès aux espaces protégés ;
- sauvegardes ;
- journalisation de certains événements ;
- dispositifs de protection contre les tentatives d’accès automatisées ou frauduleuses ;
- mises à jour et maintenance des composants techniques ;
- mesures organisationnelles relatives à la confidentialité.
Aucun système informatique ne pouvant garantir une sécurité absolue, ces dispositifs sont régulièrement adaptés aux risques et à l’évolution des technologies.
27. Violation de données personnelles
Lorsqu’un incident de sécurité affecte des données personnelles, CONVERGENCIA analyse sa nature, sa portée et ses conséquences.
Lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies, CONVERGENCIA notifie la violation à la CNIL dans le délai réglementaire applicable.
Lorsque l’incident est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, celles-ci sont également informées conformément à la réglementation.
28. Droits des personnes concernées
Selon la nature du traitement et sa base juridique, toute personne concernée peut notamment disposer :
- d’un droit d’accès à ses données personnelles ;
- d’un droit de rectification des informations inexactes ou incomplètes ;
- d’un droit à l’effacement, lorsque les conditions prévues par la réglementation sont réunies ;
- d’un droit à la limitation du traitement ;
- d’un droit d’opposition, notamment lorsque le traitement repose sur l’intérêt légitime ;
- d’un droit à la portabilité, lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies ;
- du droit de retirer son consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
- du droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès dans les conditions prévues par le droit français ;
- du droit de ne pas faire l’objet, dans les conditions prévues par le RGPD, d’une décision reposant exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou l’affectant significativement.
Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité des traitements réalisés avant ce retrait.
29. Exercice des droits
Toute demande peut être adressée :
- au moyen de la page Contact du Site ;
- ou par courrier à :
CONVERGENCIA Conseil et Formation – Protection des données personnelles
1505 Chemin des Fonds de Brian
26400 Grane – France
La demande doit permettre d’identifier suffisamment la personne concernée et le droit qu’elle souhaite exercer.
CONVERGENCIA ne demande pas systématiquement une copie de pièce d’identité.
Lorsque CONVERGENCIA dispose d’un doute raisonnable sur l’identité de l’auteur de la demande, des informations supplémentaires strictement nécessaires à la vérification de son identité peuvent être demandées.
CONVERGENCIA répond aux demandes dans les délais prévus par la réglementation.
30. Réclamation auprès de la CNIL
Toute personne estimant que le traitement de ses données personnelles ne respecte pas la réglementation peut introduire une réclamation auprès de l’autorité française compétente :
Commission nationale de l’informatique et des libertés – CNIL
Les modalités de saisine et les coordonnées actualisées sont disponibles sur le site officiel :
31. Cookies et autres traceurs
Le Site utilise ou peut utiliser des cookies et technologies similaires.
31.1 Cookies nécessaires
Certains traceurs sont nécessaires notamment :
- au fonctionnement technique du Site ;
- à l’authentification ;
- à la sécurité ;
- au panier et à la commande ;
- à l’enregistrement de certaines préférences ;
- à la fourniture d’un service expressément demandé.
Lorsqu’ils remplissent les conditions prévues par la réglementation pour bénéficier d’une exemption, ils peuvent être utilisés sans consentement.
31.2 Traceurs nécessitant un consentement
D’autres technologies peuvent notamment être utilisées pour :
- la mesure d’audience ;
- certains contenus externes ;
- certains services Google ;
- les réseaux sociaux ;
- certaines fonctionnalités vidéo ;
- certaines fonctionnalités statistiques ou marketing.
Lorsqu’un consentement préalable est requis, ces technologies ne doivent pas être activées avant l’expression du choix de l’utilisateur.
L’utilisateur doit notamment pouvoir :
- tout accepter ;
- tout refuser aussi facilement ;
- paramétrer certaines catégories ;
- modifier ou retirer ultérieurement son consentement.
Un dispositif « Gérer mes cookies » permet à l’utilisateur de consulter ou modifier ses préférences.
La liste détaillée des cookies et traceurs effectivement détectés, leurs finalités et, lorsque l’information est disponible, leurs durées sont présentées dans l’outil de gestion du consentement utilisé sur le Site.
32. Mesure d’audience et services Google
CONVERGENCIA peut utiliser certains services Google permettant notamment d’administrer ou de mesurer l’utilisation de son Site.
Selon la configuration retenue, il peut notamment s’agir d’outils liés à Google Site Kit ou Google Tag Manager.
Lorsque leur fonctionnement implique des traceurs nécessitant un consentement, ceux-ci ne doivent être déclenchés qu’après le choix de l’utilisateur.
La seule présence d’un outil ou d’une extension dans l’administration WordPress ne signifie pas nécessairement que toutes les fonctionnalités proposées par ce service sont effectivement utilisées.
33. Dispositifs anti-spam et de sécurité
Certains formulaires, espaces de connexion ou opérations peuvent être protégés contre les robots, le spam ou les tentatives de fraude au moyen de solutions techniques de sécurité.
Ces solutions peuvent traiter notamment :
- l’adresse IP ;
- des caractéristiques du navigateur ;
- des informations relatives à la navigation ou à l’interaction avec le formulaire ;
- d’autres données techniques permettant de distinguer un utilisateur légitime d’un comportement automatisé.
Lorsque le fonctionnement d’un service de sécurité implique un traitement soumis au consentement, CONVERGENCIA veille à tenir compte des règles applicables aux cookies et traceurs.
34. Données rendues visibles par l’utilisateur
Dans les forums, groupes et espaces communautaires, certaines informations publiées volontairement peuvent être visibles par les autres participants autorisés.
L’utilisateur doit donc veiller à ne pas communiquer inutilement :
- ses coordonnées personnelles ;
- des données relatives à sa santé ;
- d’autres données sensibles ;
- des documents confidentiels ;
- des informations concernant un tiers ;
- des informations professionnelles qu’il n’est pas autorisé à communiquer.
Les messages présentés comme privés ne doivent pas être publiés ou diffusés par leurs destinataires sans autorisation ou motif légitime.
Un contenu supprimé du service actif peut demeurer temporairement présent dans une sauvegarde ou dans certains éléments techniques lorsqu’une conservation limitée est nécessaire pour des raisons de sécurité, de restauration ou de preuve.
35. Modération et conservation en cas d’incident
Lorsqu’un contenu ou un comportement est signalé dans un forum, un groupe ou une messagerie, CONVERGENCIA peut traiter les informations nécessaires à l’examen du signalement.
Peuvent notamment être concernés :
- le contenu signalé ;
- l’identité des utilisateurs concernés ;
- les dates et heures ;
- les échanges nécessaires à l’instruction de l’incident ;
- les mesures prises par CONVERGENCIA.
Un contenu supprimé de l’espace visible peut être conservé séparément pendant une durée limitée lorsqu’une telle conservation est nécessaire :
- à la gestion d’un incident ;
- à la protection d’un utilisateur ;
- au respect d’une obligation légale ;
- à l’établissement, l’exercice ou la défense d’un droit.
Lorsque la réglementation l’impose, certaines informations peuvent être communiquées aux autorités compétentes.
36. Prospection commerciale
CONVERGENCIA peut adresser des informations relatives à ses formations, prestations, événements ou actualités dans le respect des règles applicables à la prospection commerciale.
Lorsque la réglementation exige un consentement préalable, celui-ci est recueilli avant l’envoi des communications concernées.
Lorsque les conditions légales sont réunies, certaines communications adressées à des professionnels peuvent reposer sur l’intérêt légitime, sous réserve notamment que leur contenu soit en rapport avec l’activité professionnelle du destinataire.
Toute personne dispose d’un moyen simple de s’opposer à la prospection ou de se désabonner.
Une opposition ou un désabonnement n’empêche pas CONVERGENCIA d’adresser les communications administratives nécessaires à l’exécution d’une commande, d’un contrat ou d’une formation en cours.
37. Décisions automatisées et profilage
Certaines opérations peuvent être automatisées, notamment :
- notifications pédagogiques ;
- suivi de progression ;
- délivrance de certains certificats selon des critères prédéfinis ;
- communications automatisées ;
- détection de certains événements techniques ;
- génération de réponses par LumIA.
Sauf information spécifique contraire, ces automatisations ne donnent pas lieu à une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne au sens du RGPD.
Si un tel traitement devait être mis en place ultérieurement, une information spécifique serait fournie aux personnes concernées conformément aux exigences applicables.
38. Liens et contenus provenant de tiers
Le Site peut intégrer ou renvoyer vers des services édités par des tiers.
Il peut notamment s’agir :
- de vidéos ;
- de réseaux sociaux ;
- de plateformes de paiement ;
- de systèmes d’authentification ;
- d’outils pédagogiques ;
- de services de visioconférence ;
- de documents ou contenus externes.
Lorsque l’utilisateur choisit d’utiliser un service tiers, certains traitements peuvent être directement réalisés par le fournisseur concerné conformément à sa propre politique de confidentialité.
39. Modification de la présente Politique
La présente Politique de confidentialité peut être mise à jour notamment en cas :
- d’ajout ou de suppression d’un service ;
- de changement de prestataire ;
- d’évolution des outils de formation ;
- d’évolution de la plateforme ;
- de modification des pratiques de traitement ;
- d’évolution de la réglementation ou des recommandations des autorités compétentes.
La date figurant en tête du document correspond à sa dernière mise à jour.
En cas de modification substantielle affectant directement la manière dont les données sont utilisées ou les droits des utilisateurs, CONVERGENCIA peut mettre en œuvre une information complémentaire.
40. Documents complémentaires
La présente Politique doit être lue conjointement avec :
- les Mentions légales ;
- les Conditions générales d’utilisation du Site ;
- les Conditions générales de vente ;
- les Conditions de vente en ligne & e-learning, lorsqu’elles sont applicables ;
- les informations et préférences disponibles au moyen de la fonction « Gérer mes cookies ».
Ces documents sont accessibles depuis le Site.
