Une régie fonctionne bien lorsque les opérations courantes sont simples à réaliser et faciles à expliquer. Le régisseur sait quelles sommes il peut encaisser ou payer, les remplacements sont organisés, les justificatifs sont disponibles et un écart déclenche une réaction claire. Cette organisation se construit avant l’apparition d’une difficulté de caisse.
Dans une collectivité, le contrôle des régies de recettes et d’avances concerne le régisseur, les services de l’ordonnateur et le comptable public. Il doit porter sur les pratiques réelles : une procédure rangée dans un dossier ne suffit pas si le logiciel, les tarifs ou les personnes habilitées ont changé.
Une régie de recettes permet l’encaissement des recettes prévues par son acte constitutif. Une régie d’avances permet le paiement de dépenses dans le champ autorisé. Une régie peut associer les deux fonctions. Ces opérations s’exercent pour le compte du comptable public, dans le cadre fixé par les textes et les actes de la régie.
Les articles R. 1617-1 et suivants du CGCT encadrent ce fonctionnement. La création de la régie et la nomination du régisseur nécessitent l’avis conforme du comptable public assignataire. Le régisseur conserve les fonds, valeurs et pièces dont il a la charge et tient la comptabilité des opérations. L’ensemble des dispositions du CGCT relatives aux régies constitue la première référence à consulter.
Pour examiner une régie existante, réunir l’acte constitutif et ses modifications, les nominations, les tarifs applicables, les moyens de paiement autorisés et les règles de fonctionnement. Les comparer ensuite à ce que les agents font effectivement au guichet ou dans le logiciel.
Plutôt que de commencer par une longue liste abstraite, choisir une journée récente et suivre quelques opérations depuis l’accueil de l’usager jusqu’à leur justification. Cette démarche révèle souvent les points où l’information se perd.
Vérifier que le service vendu entre dans le périmètre de la régie et que le tarif utilisé correspond à la décision applicable. Puis suivre l’encaissement, la preuve remise à l’usager, son enregistrement et le rapprochement avec les fonds ou mouvements de compte.
Les opérations annulées, les remboursements et les écarts méritent une attention particulière. Qui peut les saisir ? La justification est-elle conservée ? Un agent peut-il modifier une opération sans laisser de trace ? Ces questions aident à définir les accès et les contrôles adaptés à l’équipe.
Le CGCT prévoit le versement et la justification des recettes selon l’acte constitutif, avec une périodicité au moins mensuelle. Le maximum d’encaisse est également fixé par cet acte. Un rythme plus rapproché peut donc s’imposer dans le fonctionnement concret de la régie, notamment selon les plafonds prévus.
Avant un paiement, vérifier que la nature de la dépense est autorisée, que les pièces permettent de comprendre la somme due et que le règlement bénéficie au bon créancier. Le régisseur doit pouvoir expliquer l’objet du paiement et le relier à un dossier complet. Les dépenses payables en régie restent limitées par les textes et par l’acte constitutif : l’urgence ressentie par un service n’élargit pas ce périmètre.
Les pièces de dépenses sont remises selon les conditions de l’acte et au minimum une fois par mois. Leur traitement permet de justifier les dépenses et de reconstituer l’avance dans le circuit prévu avec l’ordonnateur et le comptable. La présentation officielle des régies d’avances et de recettes rappelle la finalité de ce dispositif.
| Point de contrôle | Question concrète | Preuve utile |
|---|---|---|
| Habilitations | Les personnes qui manipulent les fonds sont-elles régulièrement désignées ? | Actes à jour et droits d’accès cohérents. |
| Tarifs et opérations | Les opérations observées correspondent-elles aux autorisations ? | Acte constitutif, décisions tarifaires, paramétrage. |
| Traçabilité | Peut-on reconstituer une opération et sa modification ? | Journal, justificatif, motif d’annulation. |
| Concordance | Les fonds et mouvements correspondent-ils aux écritures ? | Rapprochement daté et écarts expliqués. |
| Transmission | Les remises et justifications respectent-elles les échéances ? | Bordereaux, accusés de réception, suivi des plafonds. |
| Continuité | Le service reste-t-il maîtrisé en cas d’absence ? | Suppléance organisée et transmission formalisée. |
Ce tableau propose un support de contrôle interne, à adapter aux opérations de la régie. Il peut être utilisé lors d’une prise de fonction, d’un changement de logiciel ou de l’ouverture d’un nouveau lieu d’encaissement. L’objectif est de transformer un constat en action identifiable : modifier un droit, retrouver une pièce, actualiser un acte ou former un agent.
Une régie d’équipement sportif constate un écart de 35 euros entre les espèces présentes et le journal de la journée. Les paiements par carte sont corrects. Un remboursement et une annulation ont été enregistrés pendant une période d’affluence.
La bonne réponse commence par un constat daté, avec le décompte et les références des opérations à vérifier. Le régisseur recherche l’origine de l’écart et applique le circuit d’alerte prévu avec les services compétents. Il ne modifie pas discrètement une recette pour obtenir un solde apparemment cohérent. Les documents d’origine doivent permettre de comprendre ce qui s’est passé.
Supposons que l’analyse révèle une annulation saisie après un encaissement, sans restitution effective à l’usager. Le traitement correctif doit être déterminé avec les interlocuteurs compétents et tracé. Sur le plan de l’organisation, la collectivité peut alors clarifier qui autorise une annulation, quelles pièces la justifient et comment une seconde personne contrôle les opérations inhabituelles.
Ce cas ne conduit pas automatiquement à complexifier tous les encaissements. Il invite à concentrer les contrôles sur les situations sensibles, en tenant compte du nombre d’agents et du volume d’activité.
L’article R. 1617-17 du CGCT soumet les régisseurs et mandataires aux contrôles du comptable public assignataire et de l’ordonnateur ou de leurs délégués. La collectivité doit donc organiser son propre suivi, en articulation avec le comptable. Un contrôle externe ponctuel ne remplace pas la surveillance courante du service.
Depuis le 1er janvier 2023, le régime de responsabilité financière des gestionnaires publics a modifié le cadre antérieur. Le décret du 22 décembre 2022 supprime notamment les dispositions relatives à l’ancienne responsabilité personnelle et pécuniaire. Il faut donc actualiser les documents qui présentent encore systématiquement les règles anciennes comme celles applicables aujourd’hui.
La réforme ne retire pas aux régisseurs leurs missions de conservation, de justification et de suivi. Pour l’encadrement, elle renforce l’intérêt d’une organisation explicite : responsabilités connues, anomalies signalées, décisions conservées et agents accompagnés dans les situations inhabituelles.
La régie doit être intégrée aux échanges du service : préparation des périodes de forte activité, changement de tarifs, actualisation des accès, transmission des pièces et préparation de la clôture. Un point régulier, même court, aide à faire remonter les difficultés avant qu’elles ne deviennent des dossiers anciens difficiles à reconstituer.
Le rapprochement avec les titres de recettes et les opérations de régularisation permet de suivre la traduction budgétaire des encaissements. Côté dépenses, les repères sur le service fait et les pièces justificatives aident à comprendre les contrôles à documenter.
Ces compétences font partie des situations travaillées dans la formation FA1 consacrée à l’exécution du budget M57. Le choix d’une formule peut tenir compte de l’expérience de l’agent et du besoin de s’entraîner sur des cas avant de les traiter dans son service.
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