« La facture est arrivée : peut-on la payer ? » La réponse suppose de rapprocher ce qui a été commandé, ce qui a réellement été réalisé et ce que demande le fournisseur. Dans une collectivité, le contrôle du service fait et la préparation des pièces justificatives relient ainsi le travail des services opérationnels au mandatement. Un circuit bien organisé évite de découvrir une livraison incomplète ou une incohérence de prix au dernier moment.
La méthode ci-dessous concerne les dépenses courantes de fournitures et de prestations. Les marchés de travaux, avances, rémunérations, subventions et autres opérations particulières appellent leurs propres règles et pièces. Il faut identifier la nature du dossier avant d’appliquer une liste de contrôles.
La certification du service fait fait partie de la liquidation. Elle atteste que la livraison ou la prestation correspond à l’engagement pris. La liquidation comprend aussi la détermination de la somme due. Cette articulation figure à l’article 31 du décret GBCP ; elle explique pourquoi un contrôle des quantités ne remplace pas celui du prix.
Dans l’organisation du service, il est utile de distinguer deux moments. D’abord, une personne qui connaît le besoin constate ce qui a été reçu ou réalisé. Ensuite, les informations recueillies alimentent la certification par l’autorité habilitée et le traitement financier. Les deux moments peuvent être proches, mais les confondre fragilise la traçabilité : une signature sans information sur la réalisation du travail laisse le gestionnaire sans réponse en cas de question.
Pour du matériel, la vérification peut porter sur la référence, le nombre d’unités, l’état et les accessoires prévus. Pour une prestation, elle porte sur les obligations du contrat : interventions réalisées, périmètre couvert, livrables remis ou résultats attendus lorsque ceux-ci sont définis. Le bon interlocuteur est celui qui dispose des éléments pour apprécier cette conformité.
Avant d’ouvrir plusieurs écrans, réunissez la commande, les éléments de réalisation et la facture. Puis cherchez à répondre à trois questions.
Vérifiez le fournisseur, l’objet, la référence du marché ou du bon de commande et le budget concerné. Une facture peut être correcte dans sa forme tout en ayant été adressée au mauvais service ou au mauvais organisme. Si la référence manque, reconstituez le lien avec la commande avant de créer un nouveau dossier : cela limite aussi les doublons.
Identifiez la date de livraison ou la période de prestation, la quantité constatée et les écarts éventuels. Un bon de livraison signé à l’accueil établit une réception matérielle ; il ne règle pas toujours la question de la conformité technique. Selon la nature de l’achat, le service utilisateur doit compléter cette première information.
Rapprochez quantités, prix, réductions prévues, taxes et éléments de variation contractuelle lorsqu’ils existent. Vérifiez les factures précédentes et les avoirs associés. Une différence doit être expliquée : erreur matérielle, prestation supplémentaire autorisée, révision, livraison partielle ou contestation. Le calcul retenu doit pouvoir être compris par une autre personne que celle qui a instruit le dossier.
Ces rapprochements s’insèrent dans la chaîne engagement, liquidation et mandatement. Les faire tôt évite qu’une difficulté opérationnelle soit découverte seulement lors de la transmission au comptable.
La réponse dépend de la catégorie de dépense. L’article D1617-19 du CGCT renvoie à la liste réglementaire des pièces justificatives des dépenses locales. Le comptable ne doit pas demander, pour une opération couverte par cette liste, une accumulation de documents sans rapport avec la rubrique applicable.
Pour préparer le dossier, partez donc de l’opération : marché public, subvention, remboursement de frais, rémunération, acquisition ou autre dépense. Repérez la rubrique correspondante, puis vérifiez les pièces prévues et les conditions particulières qu’elle mentionne. La page officielle consacrée aux pièces justificatives des dépenses locales donne accès à la nomenclature et rappelle la conduite à tenir pour une dépense qui n’y est pas prévue.
Le dossier interne et les pièces à transmettre au comptable ne se confondent pas. Le service peut conserver un échange technique, une photographie ou un relevé d’intervention pour expliquer sa vérification. Cela ne signifie pas que chacun de ces éléments doit systématiquement accompagner chaque mandat. Une organisation claire distingue les justificatifs réglementaires, les éléments nécessaires à leur compréhension et les traces conservées dans le service.
Il n’existe pas d’obligation générale d’ajouter un certificat autonome à chaque facture. Pour les collectivités, la signature du bordereau récapitulatif des mandats emporte certification du service fait dans les conditions prévues par l’article D1617-23 du CGCT. Les règles particulières de l’opération et les pièces exigées restent à respecter.
Cette modalité ne dispense pas de vérifier la réalisation en amont. Un formulaire interne peut être utile lorsqu’il fait remonter une information fiable au signataire : objet du contrôle, date, personne ayant vérifié, résultat et éventuelle réserve. Il perd son intérêt s’il devient une pièce supplémentaire remplie automatiquement après réception de la facture.
Le comptable contrôle notamment la certification du service fait, l’exactitude de la liquidation et la production des justificatifs ; ces points sont précisés à l’article 20 du décret GBCP. La qualité de l’information transmise facilite donc l’instruction du dossier.
Situation fictive. Un prestataire adresse une facture correspondant à douze interventions de maintenance. Le responsable de l’équipement ne retrouve que onze comptes rendus. Il se souvient d’un rendez-vous reporté, mais ignore si l’intervention a finalement eu lieu.
La première démarche consiste à établir les faits : consulter le calendrier, interroger le responsable présent et demander au prestataire l’élément manquant. Il faut ensuite relire le contrat. Le prix rémunère-t-il chaque intervention, une disponibilité ou un forfait comprenant d’autres obligations ? Onze comptes rendus ne conduisent pas automatiquement à retrancher un douzième du prix.
Si l’écart est confirmé, le service documente la situation, détermine avec les personnes compétentes les conséquences contractuelles et fait corriger ou expliquer la demande de paiement. Le traitement respecte les règles de facturation et les délais applicables. Une anomalie doit être prise en charge ; laisser la facture sans décision dans une messagerie ne résout rien.
Dans ce dossier, une note de suivi courte peut suffire à rendre le travail lisible : date du signalement, écart constaté, interlocuteur contacté, réponse attendue et décision retenue. Le service finances sait alors pourquoi le traitement demande une vérification supplémentaire.
Désignez, pour chaque famille d’achats, qui constate la réalisation et qui peut apporter une réponse en cas d’absence. Rendez accessibles les éléments de commande utiles à cette personne. Un agent ne peut pas vérifier une obligation qu’il ne connaît pas.
Prévoyez également un circuit pour les cas incomplets : livraison partielle, désaccord, facture sans référence ou prestation suivie par plusieurs services. Un tableau partagé peut identifier le dossier, son responsable et la prochaine action, sans reproduire toutes les données du logiciel financier.
Pour développer ces réflexes à partir de situations professionnelles, le parcours FA1 sur l’exécution du budget en M57 présente plusieurs modalités de formation et d’accompagnement. Le contrôle de la dépense comprend aussi son classement : notre article sur le choix entre fonctionnement et investissement complète cette méthode.
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