Sourcing en marchés publics : comment préparer les échanges fournisseurs ?

Le sourcing en marchés publics, ou sourçage, consiste à explorer les solutions disponibles et à échanger avec des fournisseurs avant la consultation. Pour une commune ou un EPCI, il aide à préciser le besoin, les contraintes et les coûts prévisibles, sans choisir à l’avance le titulaire du marché.

À quel moment le sourcing devient-il utile ?

Engagez les échanges avant de figer les pièces, lorsque des questions restent ouvertes : solutions disponibles, délais de démarrage, conditions d’entretien ou causes d’un manque de concurrence. Pour un contrat récurrent, prévoyez cette préparation dans le calendrier de renouvellement du marché.

L’article R2111-1 du Code de la commande publique autorise les études et échanges préparatoires, dont l’utilisation doit préserver la concurrence et les principes de la commande publique. Le sourcing éclaire la future commande : une estimation recueillie reste indicative et un entretien ne vaut ni sélection ni engagement d’achat.

Quelle fiche de besoin préparer avant les échanges ?

Les services utilisateurs décrivent d’abord le service attendu. L’article L2111-1 impose de définir précisément les besoins avant la consultation, en intégrant les dimensions économique, sociale et environnementale du développement durable. Cette fiche interne distingue les données établies des points à éclaircir.

Ajoutez la source et la date des données, puis un responsable pour chaque information manquante. Préparez un extrait commun destiné aux entreprises : toute la fiche interne n’a pas vocation à leur être transmise.

Quels fournisseurs rencontrer et comment les inviter ?

Recherchez plusieurs profils capables d’éclairer le sujet : entreprises déjà connues, nouveaux acteurs et PME présentant des organisations différentes. Les annuaires professionnels, les offres publiques et les retours d’autres collectivités peuvent aider. Justifiez le choix des interlocuteurs par rapport aux questions à résoudre, sans réserver la démarche aux fournisseurs habituels ou locaux.

Adressez une invitation précisant l’objectif préparatoire, les sujets, les participants et le format. Utilisez un socle d’informations et une durée d’entretien communs. Associez l’acheteur au service utilisateur ; les finances ou un expert technique interviennent selon les questions. Le guide DAE du sourçage opérationnel, édition décembre 2025, détaille l’organisation des échanges.

Quelles questions poser aux fournisseurs ?

Préparez les mêmes questions principales, puis notez les précisions propres à chaque réponse. Les huit questions suivantes sont une trame à adapter au besoin ; elles ne constituent pas une demande d’offre.

1. Quelles solutions permettraient d’assurer le service décrit, et quelles informations vous manquent pour en apprécier la faisabilité ?
2. Quelles contraintes de sites, d’horaires ou de volumes rendent l’exécution plus difficile ?
3. Quels délais faut-il envisager pour mobiliser les équipes, approvisionner les équipements et démarrer ?
4. Quels postes expliquent le coût complet, y compris l’entretien, les consommables et la fin du contrat ?
5. Quels engagements de qualité seraient observables et quels contrôles permettraient de les suivre ?
6. Quelles solutions réduiraient les consommations ou les déchets, et avec quelles preuves ?
7. Quelles conditions d’organisation du travail ou d’insertion seraient réalistes pour cette prestation ?
8. Quelles exigences envisagées pourraient empêcher certaines entreprises de répondre, et comment exprimer autrement le besoin ?

Demandez de préciser les hypothèses derrière un ordre de grandeur financier. Une réponse commerciale doit pouvoir être confrontée aux autres informations recueillies et aux contraintes de la collectivité.

Comment tracer les échanges et préserver l’égalité ?

Conservez pour chaque échange la date, les participants, les informations transmises, les réponses et les documents reçus. Distinguez les déclarations du fournisseur, les vérifications effectuées et les décisions internes. Un compte rendu bref et un tableau de synthèse rendent cette trace exploitable.

L’article R2111-2 impose de traiter l’avantage informationnel que pourrait tirer un candidat de sa participation préparatoire. Les informations nécessaires à la concurrence doivent être rendues accessibles dans des conditions appropriées. Participer au sourcing n’entraîne pas une exclusion automatique ; celle-ci n’intervient que si les autres moyens ne permettent pas de remédier à la situation.

Cette égalité ne justifie pas de diffuser les secrets d’un fournisseur. Identifiez les informations sensibles et limitez leur accès aux personnes concernées. L’article L2132-1 protège notamment les informations dont la divulgation violerait le secret des affaires ou nuirait à une concurrence loyale. Les comptes rendus confidentiels ne sont pas destinés aux concurrents.

Comment transformer les réponses en documents de consultation ?

Reprenez la fiche de besoin avec les services. Pour chaque évolution envisagée, notez ce qui a été appris, les sources concordantes ou divergentes, l’effet sur le coût ou l’exécution et la validation attendue. Si deux fournisseurs décrivent des contraintes opposées, vérifiez leurs hypothèses avant de modifier la commande.

Formulez les exigences en fonction du service recherché. Évitez de reprendre une fiche commerciale ou une caractéristique propre à un opérateur sans justification. Faites vérifier les prescriptions techniques et les choix contractuels par les compétences adaptées. Notre guide sur les pièces du DCE explique leur mise en cohérence ; le guide de l’achat public sécurisé présente la suite de la démarche.

À quoi ressemble un sourcing pour un marché de nettoyage ?

Exemple fictif : une commune prépare le nettoyage de plusieurs bâtiments aux horaires différents. Sa fiche recense les surfaces, les usages, les fermetures et les difficultés constatées. Les entretiens explorent l’organisation des passages, les contraintes d’accès, les produits, les contrôles et les données nécessaires au chiffrage.

Les réponses peuvent conduire à vérifier si une fréquence uniforme convient réellement à tous les locaux. La commune compare alors les organisations possibles et précise les résultats attendus. Elle conserve les raisons de ses choix, prépare des informations communes pour la consultation et ne retient aucun fournisseur à ce stade.

Quel accompagnement prévoir pour préparer votre sourcing ?

Notre AMO en marchés publics peut aider votre commune ou EPCI à cadrer le besoin, préparer les échanges, organiser leur synthèse et coordonner les contributions au dossier. Les prestations et validations sont définies dans la mission ; la collectivité conserve ses décisions.

Pour commencer, rassemblez l’objet de l’achat, son échéance et les questions encore ouvertes. Pour renforcer la pratique de vos équipes, consultez aussi notre formation FA3 « Élaborer et exécuter un marché public ».