Cahier des charges AMO : huit rubriques pour cadrer une mission en collectivité

Un cahier des charges d’AMO utile permet de répondre à trois questions : quelle décision faut-il préparer, quel travail attend-on du prestataire et comment vérifier que la mission est réalisée ? Il doit décrire le besoin, le périmètre, les livrables, les contributions internes et les conditions de validation. Une liste de compétences ou un nombre de réunions ne suffisent pas à définir la commande.

1 Présenter le contexte et la décision à préparer

Décrivez le projet, son avancement et les difficultés rencontrées. Les lecteurs doivent comprendre s’il s’agit d’étudier une opportunité, de choisir un scénario, de préparer une consultation ou de suivre un programme déjà engagé. Indiquez les décisions déjà prises et celles qui restent ouvertes.

Pour un équipement public, précisez les usages envisagés, les sites étudiés et les liens avec les autres investissements. Ce cadrage rejoint la démarche présentée pour structurer une opération d’aménagement et de construction.

2 Fixer les objectifs de la mission

Formulez des résultats observables : disposer de scénarios comparables, établir une trajectoire financière, préparer un dossier de consultation ou organiser les arbitrages. Une formule comme « accompagner la collectivité » doit être traduite en travaux et en livrables.

3 Délimiter les prestations et les interfaces

Listez les phases attendues et les tâches confiées. Distinguez les travaux de l’AMO de ceux des services, du programmiste, des bureaux d’études et du maître d’œuvre. Précisez les prestations qui nécessitent une compétence particulière et les modalités de coordination.

Le contrat doit permettre de savoir qui produit les données techniques et qui les valide. Le périmètre d’une AMO peut être spécialisé ; notre page AMO et domaines d’intervention présente les principales articulations possibles.

4 Décrire les données mises à disposition

Inventoriez les documents disponibles : études, plans, données d’activité, budgets, comptes, contrats, état de la dette ou décisions antérieures. Signalez les informations manquantes et leur responsable. Sans cette précision, deux candidats peuvent chiffrer des charges de travail très différentes.

5 Définir les livrables et leur utilisation

Pour chaque phase, demandez un support lié à une décision : note de cadrage, diagnostic, scénarios, PPI, plan de financement, calendrier, grille d’analyse ou tableau des actions. Indiquez le format attendu, les sources à rendre visibles et les conditions de réutilisation des fichiers par les services.

Une note de scénarios doit notamment expliciter les hypothèses, les contraintes et les points restant à vérifier. La validation d’un document porte sur son contenu et sur son utilité pour la décision suivante.

Deux références du portfolio illustrent cette précision des livrables : la mission AMO du GNCRA en formation et digitalisation, pour traduire les besoins métier en pièces de consultation, et la préparation du marché RH commun au Montenvers et au Tramway du Mont-Blanc, pour réunir les données nécessaires au chiffrage d’un besoin partagé.

6 Organiser le calendrier et les validations

Identifiez les jalons et leurs dépendances plutôt que d’imposer seulement une date finale. Le prestataire doit connaître les délais de transmission des données, les périodes de disponibilité des agents et les instances de décision. Prévoyez le traitement d’un retard d’étude ou d’une modification du besoin.

7 Préciser le pilotage et les responsabilités

Nommez un interlocuteur côté collectivité et définissez les réunions utiles, les participants, les comptes rendus et le circuit de validation. Un tableau des décisions et actions facilite la continuité entre les réunions. Notre approche de la conduite de projet complète ce travail d’organisation.

8 Rendre les propositions comparables

Demandez une décomposition du prix par phase, les personnes réellement mobilisées, la méthode, les délais et les hypothèses de charge. Précisez les conditions de déplacement, les prestations supplémentaires éventuelles et les éléments contractuels applicables. L’analyse doit porter sur l’adéquation de la proposition au besoin exprimé.

La procédure, les critères et les pièces de consultation sont à adapter à l’achat. Notre accompagnement en marchés publics peut appuyer leur préparation. Le cahier des charges devient alors un outil commun pour consulter, lancer la mission et en suivre la réalisation.